01Ce ține deja aplicația de programări și unde se oprește
O aplicație de programări pentru stomatologie, sau softul de gestiune a cabinetului din spatele ei, ține deja programările, de obicei fișele pacienților și adesea memento-urile. Știe pe toți cei care au venit. Tinde să nu știe nimic despre cei care nu s-au programat încă: solicitarea din formularul de pe site la care nu a sunat nimeni, mesajul de pe Instagram, pacienta care a primit un plan de tratament și a spus că se gândește. Nu am comparat programe stomatologice și nu numim niciunul, pentru că funcțiile diferă și se schimbă. Întreabă furnizorul trei lucruri. Poate lista pacienții care ar trebui chemați la control care nu au programare? Poate înregistra de unde a venit un pacient nou? Poate ține o dată de follow-up pentru o solicitare care nu e încă o programare?
- Programări, fișe și memento-uri: de obicei deja în aplicația de programări
- Solicitări care nu au devenit programări: de obicei nu
- Întreabă furnizorul: o listă de pacienți care ar trebui chemați la control, sursa fiecărui pacient nou, o dată de follow-up pentru o solicitare
02Când își merită locul un CRM
Un CRM își merită locul în trei situații. Solicitările vin prin mai multe canale (un formular, un mesaj, un email, o reclamă) și nimeni nu răspunde de ele, deci unele așteaptă zile întregi. Planurile de tratament se prezintă și nu sunt acceptate, și nu există un pas următor politicos, cu o dată pe el. Pacienții restanți la control există în aplicație, dar nimeni nu lucrează lista. În fiecare caz, durerea e un follow-up care depinde de cineva care să-și amintească. Un CRM îl transformă într-o etapă și o dată: solicitare nouă, contactat, consult programat, plan prezentat, acceptat, programat, fiecare cu o zi pentru următoarea acțiune. Dacă nu poți spune care dintre cele trei te doare, încă nu ai nevoie de unul.
- Solicitări prin mai multe canale și nimeni care să răspundă de ele
- Planuri de tratament prezentate și lăsate fără un pas următor cu dată
- Pacienți restanți în aplicație și nimeni care să lucreze lista
- Etape cu zi pentru următoarea acțiune: nou, contactat, consult programat, plan prezentat, acceptat, programat
03Datele pacienților: ține detaliile de sănătate în afara CRM-ului
Art. 9 alin. (1) din GDPR interzice prelucrarea datelor privind sănătatea, în afara cazurilor în care se aplică o excepție, cum e consimțământul explicit pentru scopuri precise (art. 9 alin. 2 lit. a). Fișele de tratament sunt exemplul evident. Chiar și o notă de tipul interesat de implanturi, lângă un nume, poate dezvălui ceva despre sănătate, iar dacă o face sau nu e o întrebare pentru consultantul tău în protecția datelor. Varianta sigură e un CRM care ține doar ce-i trebuie pentru follow-up: nume, date de contact, de unde a venit persoana, etapa și data următoarei acțiuni. Detaliile clinice rămân în sistemul propriu al cabinetului. Unde e găzduit CRM-ul, cine îl poate deschide și cum exporți și ștergi datele unei persoane sunt lucruri de întrebat înainte să cumperi. Nu e sfat juridic.
- Câmpuri în CRM: nume, contact, sursă, etapă, data următoarei acțiuni
- Detaliile clinice rămân în sistemul propriu al cabinetului
- Întreabă furnizorul: unde e găzduit, cine îl poate deschide, cum se exportă și se șterg datele unei persoane
- Consultantul tău în protecția datelor hotărăște ce sunt date despre sănătate în cazul tău
04Testul ieftin înainte să cumperi ceva
Timp de patru săptămâni, ține o foaie comună cu un rând pentru fiecare solicitare care nu devine programare pe loc: data, numele, contactul, de unde a venit, ce urmează și în ce zi. O persoană o deschide în fiecare dimineață. La final, numără câte rânduri au ajuns la o vizită programată, câte au fost uitate și câte au venit dintr-o singură sursă. Dacă foaia a mers, poate nu ai nevoie de program, sau acum știi exact ce trebuie să facă programul. Dacă nimeni nu a ținut foaia la zi, nici un CRM nu va fi actualizat, de aceea un CRM ajută doar când programările și răspunsurile îl alimentează automat. Nu am măsurat câte solicitări stomatologice rămân fără răspuns și nu vom ghici.
- Patru săptămâni, o foaie comună, o persoană care o deschide în fiecare dimineață
- Pe rând: data, numele, contactul, sursa, pasul următor, ziua pasului următor
- Numără ce a devenit vizită, ce a fost uitat și din ce sursă a venit
- O foaie pe care n-o ține nimeni la zi anunță un CRM pe care nu-l actualizează nimeni
05Unde PROOF48 nu e alegerea potrivită pentru un cabinet stomatologic
Niciuna dintre cele opt lucrări prezentate la /work nu e un cabinet stomatologic. AUTOMATE, la 2.997 EUR pe lună, include un chatbot AI pe site care califică și programează, auto-respondere AI pentru DM și email, automatizarea programărilor cu un CRM și tot ce e în GROWTH. Nu susținem că citește softul clinicii tale, că ține fișe clinice sau că se conectează la aplicația ta de programări. Sunt incluse două automatizări custom pe lună, iar orice conexiune o stabilim mai întâi. Nu acoperă WhatsApp sau apelurile telefonice, ceea ce contează dacă pacienții tăi sună mai ales. E cumpărătura greșită pentru un cabinet cu un singur medic, care trăiește din recomandări. Un sistem pentru pacienți construit în jurul fluxului tău e o aplicație web, de la 5.000 EUR, iar proiectele mai mari sau custom pot cere un avans, așa cum spun termenii noștri.
- Niciuna dintre cele opt lucrări prezentate nu e un cabinet stomatologic
- Nu susținem că AUTOMATE citește softul clinicii, ține fișe clinice sau se conectează la aplicația ta de programări
- Fără WhatsApp sau apeluri telefonice în AUTOMATE
- Un cabinet cu un singur medic, din recomandări, nu are nevoie de el
Un singur calendar, nu două
Niciuna dintre cele opt lucrări prezentate nu e un cabinet stomatologic. Cel mai apropiat tipar e SCP Shine & Style, un salon al cărui flux de programare trimite către platforma de rezervări a salonului. Aceeași regulă am cere-o unui CRM pentru stomatologie: un singur calendar, al cabinetului, iar orice altceva citește din el, nu îi face concurență. Nu publicăm numărul de programări al salonului, pentru că nu îl măsurăm.
Vezi lucrarea: SCP Shine & StyleÎntrebări, cu răspuns
E o aplicație de programări stomatologică un CRM?
De obicei nu. O aplicație de programări ține programările și adesea fișele. Un CRM urmărește oamenii înainte să se programeze și între vizite. Unele aplicații de programări acoperă o parte din asta, așa că întreabă furnizorul înainte să mai adaugi o unealtă.
Să intre detaliile tratamentelor într-un CRM?
Varianta sigură e nu. Art. 9 alin. (1) din GDPR interzice prelucrarea datelor privind sănătatea, în afara cazurilor în care se aplică o excepție. Păstrează detaliile clinice în sistemul propriu al cabinetului și întreabă-ți consultantul în protecția datelor ce mai contează.
Se poate conecta CRM-ul PROOF48 la softul clinicii mele?
Nu susținem asta. AUTOMATE include automatizarea programărilor cu un CRM, un chatbot pe site și auto-respondere pentru DM și email. O eventuală conexiune cu softul tău o stabilim mai întâi, și îți spunem în primul răspuns dacă se potrivește.
Are nevoie un cabinet mic de unul?
Adesea nu. Dacă pacienții vin prin recomandare, iar aplicația arată cine e scadent, o foaie comună pentru solicitările noi ajunge. O unealtă își merită costul când mai mulți oameni lucrează cu aceleași solicitări și unele rămân fără răspuns.
Unde se încadrează PROOF48
Un cabinet stomatologic are nevoie de CRM când solicitările și planurile neacceptate se pierd între aplicația de programări și recepție și când ceva automat îl alimentează. Detaliile de sănătate rămân în afara lui, iar un singur calendar rămâne al cabinetului. Planul AUTOMATE de la PROOF48, la 2.997 EUR pe lună, include un CRM cu automatizarea programărilor. Niciuna dintre lucrările noastre prezentate nu e un cabinet stomatologic, iar un cabinet care trăiește din recomandări nu are nevoie de el.
Cosmin Tiu · Fondator, PROOF48
Cosmin lucrează în marketing online și dezvoltare software din 2018, iar din ianuarie 2023 construiește zilnic cu AI. Scrie și acum cod de la zero în fiecare zi, în Python, React, Rust și C#. PROOF48 livrează site-uri de prezentare în 48 de ore și facturează după, așa că fiecare opinie de pe acest blog a fost plătită în lucrări reale, nu în teorie.