02Predarea către verificarea conflictului rămâne un pas uman
Înainte să preia pe cineva, avocatul hotărăște dacă cabinetul poate acționa. În Codul deontologic al avocatului român (aprobat prin Hotărârea UNBR nr. 268 din 17 iunie 2017, în forma pe care am citit-o noi, deci verificați textul actual la barou), art. 12 alin. (1) interzice avocatului să asiste sau să reprezinte un client ale cărui interese sunt sau ar putea fi în conflict cu ale altor clienți ori cu ale avocatului. Alin. (2) interzice să pledeze împotriva părții care l-a consultat în prealabil în legătură cu aspecte litigioase concrete ale cauzei, iar alin. (7) extinde interdicțiile asupra celorlalți avocați din forma de exercitare a profesiei. Un CRM nu poate judeca nimic din toate astea. Poate ține numele părților așa cum le-a dat solicitantul, într-un singur câmp în care caută tot cabinetul, poate arăta statusul în verificare de conflict și poate nota cine l-a închis și când. Regula că nimic nu trece de statusul acela până nu îl închide un avocat numit o stabilește cabinetul, nu softul.
- Numele părților într-un câmp fix, pe care îl poate căuta tot cabinetul
- Un status de verificare de conflict, închis de un avocat numit
- Cine a închis verificarea și la ce dată, notat pe fișă
- Solicitările refuzate rămân de găsit cât timp hotărăsc cabinetul și consultantul lui în protecția datelor, pentru că art. 12 alin. (2) și (7) pot privi și pe cineva care a consultat doar un coleg
03Urmărirea solicitărilor și cine răspunde de fiecare
Eșecul pe care îl previne un CRM e tăcut: o solicitare sosită vineri seara, văzută de trei oameni și la care n-a răspuns niciunul. Remediul e plictisitor și funcționează. Fiecare fișă deschisă are un singur responsabil, un om cu nume, nu echipa, și o dată pentru următorul pas. În fiecare dimineață omul acela deschide lista cu ce trebuie făcut azi. Dacă fișa spune că un termen sau o ședință e aproape, regula proprie a cabinetului o trimite în aceeași zi la un avocat. Un răspuns automat poate confirma că mesajul a ajuns și poate spune când răspunde un om, dar textul îl scrie un avocat: nu dă sfaturi și nu promite nimic despre preluarea cazului. Tonul acestor mesaje îl tratăm în articolul nostru despre follow-up.
- Un responsabil numit pe fiecare fișă, înlocuit când lipsește
- O dată pentru următorul pas pe fiecare fișă deschisă și o listă zilnică cu ce trebuie făcut azi
- Un termen sau o ședință notată pe fișă merge în aceeași zi la un om
- O confirmare automată redactată de un avocat: fără sfaturi, fără promisiunea că preluați cazul
04Datele clienților: ce ține un CRM și ce nu are voie să țină
Tot ce intră în CRM e confidențial de la prima fișă. Art. 11 alin. (2) din Cod include numele clienților în secretul profesional, iar alin. (5) spune că obligația se naște la comunicările electronice preliminare, înainte de orice contract. Pe partea de date, art. 5 alin. (1) lit. (c) din GDPR cere date limitate la ce este necesar, lit. (e) cere să nu fie păstrate în formă identificabilă mai mult decât este necesar, iar lit. (f) cere securitate adecvată. Art. 32 cere măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului. În practică: păstrați ce vă trebuie la preluare, țineți faptele cazului și copiile actelor sau ale buletinelor în afara câmpurilor de note, dați fiecărui om acces doar la ce cere rolul lui și îl retrageți în ziua în care pleacă. Art. 11 alin. (8) pune în sarcina avocatului să determine respectarea secretului de către personal și de către orice persoană cu care colaborează, deci întrebați baroul cum se aplică asta unui furnizor de software și unde sunt găzduite datele. Cât păstrați o solicitare refuzată hotărăște avocatul vostru sau consultantul în protecția datelor.
- Păstrați ce cere preluarea și nimic în plus
- Fără fapte ale cazului și fără copii ale actelor de identitate în câmpurile de note
- Acces pe rol, retras în ziua în care cineva pleacă
- Furnizorul, locul găzduirii și durata de păstrare: le hotărăsc cabinetul, baroul și consultantul în protecția datelor
05Un CRM nu e software de gestionare a dosarelor
Un CRM acoperă drumul de la primul contact până la decizia de a prelua sau nu cazul. După ce cabinetul angajează un client, munca stă în alt soft: dosarul, documentele, evidența timpului, facturile, termenele de judecată și termenele de prescripție. Acela e software de gestionare a cabinetului sau a dosarelor, iar un CRM nu îl înlocuiește. Un câmp de dată dintr-un CRM nu e un sistem de termene, iar un termen procedural ratat e o problemă de altă clasă decât un apel ratat la care n-a sunat nimeni înapoi. Planul AUTOMATE de la PROOF48, la 2.997 EUR pe lună, include automatizarea programărilor cu un CRM, chat pe site, auto-respondere pentru DM și email și tot ce e în GROWTH, de pildă administrarea reclamelor și 30 de articole AI pe lună. Nu acoperă WhatsApp și nici telefonul, deci tot ce vine acolo înregistrează un om. Pagina noastră de planuri trece CRM-ul doar ca „Automatizare programări + CRM”. Cereți câmpurile lui exacte înainte să presupuneți că are responsabil, status, data următorului pas sau un câmp pentru numele părților.
- CRM: de la solicitare până la decizie. Software de dosare: cauza, documentele, timpul, facturile și termenele de judecată
- Termenele de judecată și de prescripție țin de sistemul de termene al cabinetului, nu de un câmp de dată din CRM
- AUTOMATE: automatizarea programărilor cu un CRM, într-un pachet de 2.997 EUR pe lună
- Acoperă: chat pe site, DM, email, programări. Nu acoperă WhatsApp și telefonul, pe care le înregistrează un om
06Unde PROOF48 nu e alegerea potrivită pentru un cabinet de avocatură
Niciuna dintre cele opt lucrări publicate ale noastre nu e pentru un cabinet de avocatură și nu am construit un CRM pentru unul. AUTOMATE nu e cumpărătura potrivită pentru un cabinet mic, cu câteva solicitări pe săptămână: un tabel cu coloane pentru responsabil, status și data următorului pas sau un inbox comun cu regula că fiecare mesaj e repartizat în aceeași zi nu costă nimic. Nu e potrivit nici dacă solicitările vin mai ales la telefon sau pe WhatsApp, pentru că CRM-ul nu le-ar vedea decât dacă le tastează cineva. Nu stabilim noi ce vă permite baroul să spuneți unor potențiali clienți, deci fiecare răspuns automat îl aprobă un avocat. Un CRM construit în jurul câmpurilor voastre pentru verificarea conflictului și al accesului pe roluri e o aplicație web custom, de la 5.000 EUR, a cărei amploare o stabilim întâi cu voi; lucrările mai mari pot cere un avans, vezi /terms. Dacă nu aveți încă un site, site-ul vine primul: până la aproximativ cinci pagini, între 500 și 2.500 EUR, construit în 48 de ore și plătit după preview.
- Niciun cabinet de avocatură printre cele opt lucrări publicate
- Câteva solicitări pe săptămână: un tabel sau un inbox comun cu mesaje repartizate nu costă nimic
- Solicitările la telefon și pe WhatsApp rămân în afara AUTOMATE
- Un CRM cu câmpurile voastre pentru verificarea conflictului și acces pe roluri: aplicație web custom, de la 5.000 EUR
Nu un cabinet: o singură fișă de la prima solicitare până la plată
Niciuna dintre cele opt lucrări descrise la noi nu e un cabinet de avocatură. Cel mai apropiat tipar e ATP Spedition, unde am construit un singur model de comandă care acoperă curieratul, mutările și transportul de marfă și duce o comandă de la rezervare, prin ofertă, dispecerat și livrare, până la factură și plată, într-un singur sistem, cu o pagină publică de rezervare în față. Lecția care se transferă e o singură fișă, urmărită de la prima cerere până la capăt, în loc de aceeași solicitare trăind în trei locuri. Nu avem rezultate de la cabinete de citat și nu publicăm cifre pentru ATP, pentru că nu există o cifră de trafic sau de volum de dat.
Vezi lucrarea: ATP SpeditionÎntrebări, cu răspuns
Poate un CRM să facă verificarea conflictului de interese?
Nu. Dacă cabinetul poate acționa e decizia avocatului, potrivit Codului (art. 12). Un CRM poate ține numele părților, poate arăta statusul și poate nota cine a închis verificarea și când.
Un CRM e același lucru cu software-ul de gestionare a dosarelor?
Nu. Un CRM urmărește o solicitare până când cabinetul decide. Software-ul de dosare conduce cauza după aceea: dosar, documente, timp, facturi și termene de judecată. Termenele de judecată nu ar trebui să stea doar într-un câmp de dată din CRM.
Ne face un CRM conformi cu GDPR?
Nu. O aplicație ține datele, iar obligațiile rămân la cabinet (art. 5 și art. 32). Avocatul vostru sau consultantul în protecția datelor vă confirmă ce se aplică, inclusiv cât timp păstrați datele.
Poate CRM-ul să înregistreze apelurile și mesajele WhatsApp ale cabinetului?
Nu ca parte din AUTOMATE, care acoperă chatul de pe site, DM, email, programări și CRM. Ce ajunge pe telefon sau pe WhatsApp înregistrează un om.
Unde se încadrează PROOF48
Un inbox comun ține mesaje. Un CRM poate ține o fișă pentru fiecare solicitare, cu responsabil, status și pas următor, și dă cabinetului un loc curat de unde numele ajung la un avocat pentru verificarea conflictului. Nu face el verificarea, nu ține dosarul cauzei și nu urmărește termenele de judecată, iar judecata avocatului rămâne unde era. Planul AUTOMATE de la PROOF48, la 2.997 EUR pe lună, include un CRM cu chat și programări, nu WhatsApp sau telefon, iar câmpurile lui exacte nu sunt specificate pe pagina noastră de planuri, deci întrebați înainte să vă bazați pe ele. Vă spunem direct când un tabel e de ajuns.
Cosmin Tiu · Fondator, PROOF48
Cosmin lucrează în marketing online și dezvoltare software din 2018, iar din ianuarie 2023 construiește zilnic cu AI. Scrie și acum cod de la zero în fiecare zi, în Python, React, Rust și C#. PROOF48 livrează site-uri de prezentare în 48 de ore și facturează după, așa că fiecare opinie de pe acest blog a fost plătită în lucrări reale, nu în teorie.