01Onboarding-ul e o listă scurtă cu responsabili, nu un sistem
Dacă lași vocabularul deoparte, onboarding-ul într-o firmă de cinci oameni e o listă de lucruri care trebuie să se întâmple într-o ordine logică, fiecare cu un om care răspunde de ea. Înainte de prima zi: actele, echipamentul, conturile. În prima zi: o primire, un tur, cineva care explică cum se lucrează aici. În prima săptămână și în prima lună: discuții de verificare, acces la uneltele potrivite, o primă sarcină reală. La o echipă de mărimea asta le face patronul sau cineva de la birou, printre alte treburi, și de aceea se uită pași. Lista e procesul. Scrie-o înainte să te gândești la unelte.
- Înainte de prima zi: acte, echipament, conturi, un mesaj către echipă
- Prima zi: primirea, cui ceri ce, prima sarcină
- Prima săptămână: uneltele funcționează, o discuție de verificare cu patronul
- Fiecare rând are un responsabil cu nume și un termen, numărat de la data de start
02Ce merită automatizat și ce nu
Automatizează ce e la fel de fiecare dată și ușor de uitat: pornirea procesului, strânsul documentelor, reminder-ele și mesajele către cel care răspunde de un pas. Un singur declanșator (omul a spus da sau ai trecut o dată de start) poate crea lista, poate trimite noului angajat ce ai nevoie de la el, poate cere fiecărui responsabil să confirme sarcina lui și îți poate spune joi, în prima săptămână, ce a rămas deschis. Oamenii rămân la primire, la discuția despre cum funcționează rolul și la orice decizie care cere judecată. Un angajat nou care primește un mesaj de bun venit vădit automat învață ceva despre firmă din prima zi.
- Automatizezi: declanșatorul, cererea de documente, remindere la termen, rezumatul a ce a rămas deschis
- Rămâne la oameni: primirea, discuția din prima săptămână, orice decizie despre salariu sau condiții
- Automatizarea nu hotărăște niciodată ce spune un contract
- Mesajele le scrii tu; un angajat nou trebuie să audă vocea ta, nu pe a unui șablon
03Începe cu o listă pentru care ai deja uneltele
La cinci oameni, încearcă mai întâi asta: un șablon de listă într-un document comun sau într-o tablă de sarcini, un formular pentru datele noului om și intrări în calendar pentru prima zi și pentru discuția din prima săptămână. Copiezi șablonul la fiecare angajare și pui data de start. Dacă angajezi o dată sau de două ori pe an, probabil e tot ce-ți trebuie, iar orice peste asta costă mai mult de întreținut decât costă lista de urmat. Nu am măsurat cât durează onboarding-ul într-o firmă mică și nu dăm nicio cifră. Numără-l tu: câți oameni ai primit în ultimele douăsprezece luni și câți pași a uitat cineva?
- Un șablon de listă într-un document comun sau într-o tablă de sarcini, copiat la fiecare angajare
- Un formular pentru datele noului om, ca nimic să nu vină prin mesaje răzlețe
- Intrări în calendar pentru prima zi și pentru discuția din prima săptămână
- Numără angajările de anul trecut și pașii uitați înainte să plătești ceva
04Ce face PROOF48 aici și ce nu face
PROOF48 nu construiește software de HR, de salarizare sau de contracte, iar niciun plan nu listează onboarding-ul ca funcție. Planul AUTOMATE, 2.997 EUR pe lună, listează un chatbot AI pentru site care califică și programează, auto-respondere AI pentru DM și email, automatizare de programări cu CRM și două automatizări custom pe lună. Niciuna nu e o funcție pentru personal. Un flux cu declanșator și listă pentru angajați noi ar fi o automatizare custom, al cărei scop îl stabilim pornind de la o descriere a modului în care lucrează echipa ta. Dacă încape în cele două pe lună, se hotărăște la stabilirea scopului. Fără plan, o singură lucrare primește scop și preț la cerere, prin pagina de start. AUTOMATE nu acoperă WhatsApp sau telefonul.
- Nu construiește PROOF48: software de HR, salarizare, contracte, nimic care depune ceva la o autoritate
- AUTOMATE: 2.997 EUR pe lună, două automatizări custom pe lună, fără WhatsApp, fără telefon
- Un flux de onboarding: automatizare custom, cu scop stabilit din descrierea ta
- Un singur flux: una până la două săptămâni de la cartografiere la producție, conform paginii noastre de automatizare
05Unde PROOF48 nu e alegerea potrivită
Dacă angajezi rar, păstrează lista: automatizarea adaugă un sistem de întreținut pentru o problemă care apare de două ori pe an. Dacă pașii se schimbă la fiecare angajare sau doi oameni nu sunt de acord ce înseamnă onboarding-ul, lămurește asta întâi, pentru că pagina noastră despre automatizare spune că un proces stricat rulează mai repede când e automatizat. Iar dacă întrebarea e juridică, de pildă ce trebuie să conțină un contract sau ce trebuie înregistrat și când, o unealtă nu poate răspunde. E treaba contabilului tău sau a unui specialist în dreptul muncii. Pentru articolul ăsta nu am cercetat legislația muncii din România, așa că nu afirmăm nimic din ea. Angajații noi dau și date personale, deci hotărăște cine are voie să vadă ce înainte să construiești ceva.
- Angajezi o dată sau de două ori pe an: o listă ajunge
- Pași care se schimbă la fiecare angajare: îi stabilești întâi
- Contracte, înregistrări, salarizare: contabilul sau un specialist în dreptul muncii
- Datele personale ale angajaților: hotărăște cine vede ce înainte de orice construcție; articolul nostru despre siguranța datelor în automatizări tratează partea generală
Un login, o zonă de administrare și nicio pretenție de HR
SunVolt Club, construit de PROOF48 pentru SunVolt Energy UAB, e o platformă de membri, nu o unealtă de HR. Fișa lucrării listează o zonă de membru cu autentificare, resetare de parolă și administrarea contului, o zonă de administrare pentru gestionarea membrilor și încărcarea rapoartelor lor energetice și încărcări de rapoarte verificate după tip de fișier, dimensiune și semnătură binară. Fișa nu descrie onboarding de personal, deci nu pretindem așa ceva. Arată totuși forma de care are nevoie un flux pentru angajați noi: un om cu cont, cineva care îl administrează și fișiere tratate cu grijă.
Vezi lucrarea: SunVolt ClubÎntrebări, cu răspuns
Are o firmă de cinci oameni nevoie de automatizarea onboarding-ului?
De cele mai multe ori nu. Un șablon de listă, un formular și două intrări în calendar acoperă majoritatea firmelor mici care angajează rar. Automatizarea începe să merite când angajezi des sau când pașii depind de mai multe persoane și de mai multe unelte. Numără întâi angajările din ultimul an.
Ce se poate automatiza la onboarding?
Pornirea procesului, cererea de documente, mesajele de reamintire și rezumatul a ce a rămas deschis. Primirea, discuția despre rol și orice decizie despre salariu sau condiții rămân la un om.
Construiește PROOF48 software de HR sau de salarizare?
Nu. Niciun plan PROOF48 nu listează onboarding-ul și nu construim software de HR, de salarizare sau de contracte. Un flux de onboarding ar fi o automatizare custom, al cărei scop îl stabilim din descrierea echipei tale, cu preț la cerere prin pagina de start sau discutat ca una dintre cele două automatizări custom pe lună din AUTOMATE.
E în regulă să strâng documentele angajaților printr-un formular automat?
Strânge doar ce ai nevoie, hotărăște cine le poate deschide și întreabă un specialist despre regulile de date. Pentru articolul ăsta nu am cercetat regulile despre datele personale ale angajaților, așa că nu afirmăm nimic din ele.
Unde se încadrează PROOF48
Automatizează pornirea, strânsul documentelor și reamintirea, nu primirea și nu deciziile: un declanșator, o listă cu responsabili, câteva mesaje programate. O listă comună poate fi deja de ajuns. Dacă pașii tăi cer mai mult, PROOF48 ar construi o automatizare custom, pentru că niciun plan nu listează onboarding-ul și nu construim software de HR sau de salarizare. AUTOMATE costă 2.997 EUR pe lună și nu acoperă WhatsApp sau telefonul.
Cosmin Tiu · Fondator, PROOF48
Cosmin lucrează în marketing online și dezvoltare software din 2018, iar din ianuarie 2023 construiește zilnic cu AI. Scrie și acum cod de la zero în fiecare zi, în Python, React, Rust și C#. PROOF48 livrează site-uri de prezentare în 48 de ore și facturează după, așa că fiecare opinie de pe acest blog a fost plătită în lucrări reale, nu în teorie.